Automatischer Rechnungsversand & Lieferversand

Inhaltsverzeichnis

Funktion

Bestimmen Sie unter welchen Bedingungen Rechnungen und Lieferscheine versandt werden. Es kann auf Bestell- und Rechnungsstatus gefiltert und diese anschließend geändert werden. Der Versand an den Kunden, eine interne Email Adresse oder die Bereitstellung im Kundenaccount können unabhängig voneinander eingestellt werden.

Konfiguration

Konfiguration

Achten Sie darauf, dass das gleiche Dokument nicht mehrmals verschickt wird. Das geht entweder durch die Änderung des Status nach dem Versand oder durch die Aktivierung der Option “Jedes Dokument nur einmal versenden”.

Bestellstatus für Rechnungsversand:

Bestimmen Sie welcher Bestellstatus erfüllt sein muss, um die Rechnung zu versenden. Ist “Keiner” ausgewählt wird der Bestellstatus nicht berücksichtigt.

Darf nicht gleichzeitig mit Zahlungsstatus für Rechnungsversand auf “Keiner” stehen.

Zahlungsstatus für Rechnungsversand:

Bestimmen Sie welcher Zahlungsstatus erfüllt sein muss, um die Rechnung zu versenden. Ist “Keiner” ausgewählt wird der Zahlungsstatus nicht berücksichtigt.

Darf nicht gleichzeitig mit Bestellstatus für Rechnungsversand auf “Keiner” stehen.

Bestellstatus nach Rechnungsversand:

Nach dem Rechnungsversand wird der Bestellstatus auf den angegebenen umgestellt.

Ist “Keiner” ausgewählt, bleibt der Bestellstatus unverändert.

Zahlungsstatus nach Rechnungsversand:

Nach dem Rechnungsversand wird der Zahlungsstatus auf den angegebenen umgestellt.

Ist “Keiner” ausgewählt, bleibt der Zahlungsstatus unverändert.

Rechnung an Kunden senden:

Wenn aktiv wird die Rechnung an den Kunden gesendet.

Rechnung an interne Mail-Adresse senden:

Wenn aktiv und die interne Mail-Adresse gepflegt ist, wird die Rechnung an diese geschickt.

Rechnung im Kundenaccount zur verfügung stellen:

Wenn aktiv wird die Rechnung im Kundenaccount zur verfügung gestellt.

Account

Name der Rechnung im Anhang:

Passen Sie den Namen der Rechnung im Anhang an. Benutzen Sie zumindest eine Variable, damit sich die Namen unterscheiden.

Standard: Rechnung_{$invoicenumber}

Verfügbare Variablen:

  • {$ordernumber} = Bestellnummer
  • {$invoicenumber} = Rechnungsnummer

Versandkosten als Position aufführen (Rechnung):

Wenn aktiv werden die Versandkosten als eigene Position auf der Rechnung aufgeführt.

Bestellstatus für Lieferscheinversand:

Bestimmen Sie welcher Bestellstatus erfüllt sein muss, um den Lieferschein zu versenden. Ist “Keiner” ausgewählt wird der Bestellstatus nicht berücksichtigt.

Darf nicht gleichzeitig mit Zahlungsstatus für Lieferscheinversand auf “Keiner” stehen.

Zahlungsstatus für Lieferscheinversand:

Bestimmen Sie welcher Zahlungsstatus erfüllt sein muss, um die Lieferschein zu versenden. Ist “Keiner” ausgewählt wird der Zahlungsstatus nicht berücksichtigt.

Darf nicht gleichzeitig mit Bestellstatus für Lieferscheinversand auf “Keiner” stehen.

Bestellstatus nach Lieferscheinversand:

Nach dem Lieferscheinversand wird der Bestellstatus auf den angegebenen umgestellt.

Ist “Keiner” ausgewählt, bleibt der Bestellstatus unverändert.

Zahlungsstatus nach Lieferscheinversand:

Nach dem Lieferscheinversand wird der Zahlungsstatus auf den angegebenen umgestellt.

Ist “Keiner” ausgewählt, bleibt der Zahlungsstatus unverändert.

Lieferschein an Kunden senden:

Wenn aktiv wird der Lieferschein an den Kunden gesendet.

Lieferschein an interne Mail-Adresse senden:

Wenn aktiv und die interne Mail-Adresse gepflegt ist, wird der Lieferschein an diese geschickt.

Lieferschein im Kundenaccount zur verfügung stellen:

Wenn aktiv wird der Lieferscheinve im Kundenaccount zur verfügung gestellt.

Account

Name des Lieferscheins im Anhang:

Passen Sie den Namen des Lieferscheins im Anhang an. Benutzen Sie zumindest eine Variable, damit sich die Namen unterscheiden.

Standard: Lieferschein_{$deliverynumber}

Verfügbare Variablen:

  • {$ordernumber} = Bestellnummer
  • {$deliverynumber} = Lieferscheinnummer

Versandkosten als Position aufführen (Lieferschein):

Wenn aktiv werden die Versandkosten als eigene Position auf dem Lieferschein aufgeführt.

Interne Mail-Adresse:

Hier können Sie eine interne Mail Adresse hinterlegen, wenn Sie den Versand an eine interne Mail Adresse aktiviert haben.

Zahlungsarten:

Geben Sie alle Zahlungsarten an, für die Belege verschickt werden sollen. Kann leer gelassen werden wenn Belege für alle Zahlungsarten verschickt werden sollen.

Jedes Dokument nur einmal versenden:

Wenn aktiv wird jedes Dokument höchstens einmal verschickt, egal ob die Bedingungen anschließend erneut zutreffen.

Mailvorlage

Bei der Installation werden automatisch zwei Mailvorlagen angelegt. Die Variablen am rechten Bildschirmrand werden erst angezeigt nachdem die Mail mindestens einmal verschickt wurde.

Mailbilling

Maildelivery

Cronjob

Die Bedingungen werden durch einen Cronjob angestoßen. In den Grundeinstellungen können Sie diesen konfigurieren. Nach der installation sollte es wie hier im Screenshot aussehen, dann müssen Sie nichts mehr anpassen. Wichtig ist, dass der Cronjob aktiv ist.

Das Intervall können Sie wie gewünscht anpassen. Es bestimmt in welchem Abstand neue Bestellungen abgearbeitet werden.

Cronjob

Außerdem muss ein Cronjob auf Ihrem Server eingerichtet sein, eine Anleitung dazu gibt es hier.

FAQ